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L'art de se réunir

Oser sens et coopération

· Coopération,Performance,digital,SoftSkills,Comportemental

Le crash-test digital

Plus de 20 ans, que j’accompagne les nouveaux usages des technologies. Chacun de ces changements révèle que nous sommes conditionnés par les formes. Soit nous ne nous rendons pas compte, soit nous acceptons des situations de médiocrité avec impuissance.

Le changement de contexte et l’usage d’un nouvel outil révèlent notre médiocrité et nos illusions collectives.

Simplement parce que notre culture nous apprend des « comment » et moins des « pour quoi ». Des règles censées être universelles et moins à apprendre nos besoins propres. Cela fait de nous des êtres doués dans les habitudes, très peu efficaces dès que le contexte change.

Choisissez-vous votre « comment faire » parce que vous faites comme on dit qu’il faut faire ? Comme vous avez un jour appris à faire ? Ou comme vous expérimentez vous-même, compte tenu de vos circonstances et en tirez des conclusions évolutives ?

Ces derniers mois ont fait des réunions en ligne, le mode de réunion par défaut. Bien sûr, nous pouvons, rendre ce changement de forme responsable du fait que les insuffisances acceptables le sont devenues nettement moins. Il y a bien sûr une part technique, dans la matérialité devenue différente.

Aussi, ce changement de contexte, c'est un crash-test, un moment de vérité sur les habitudes comportementales et organisationnelles : manque d’efficacité, fatigue et baisse du ROTI (Return On Time Invested : note libre de 1 à 5 pour exprimer individuellement son ressenti sur une activité commune, en intelligence collective).

Nous pouvons simplement accepter qu’il faille 2 fois ou 1,5 fois plus de temps pour faire une réunion en ligne qu’en présentiel. Se résigner à aller plus lentement, ou de travailler plus pour compenser.

Bien sûr qu'il y a une part d'acceptation. Mais pas que. C'est pourquoi je vous invite à saisir l’occasion pour améliorer l’efficacité et le plaisir des réunions ou vous êtes partie prenante. Se réunir, n’est-ce pas une source de joie partagée ? Celle d’avancer ensemble.

Les travers des réunions habituelles sont fluorescents

  • celui qui parle un peu trop, parle beaucoup trop, comme celui qui digresse
  • celui qui n'est pas en capacité d'attendre que l'autre ait fini sa phrase avant de lui répondre dans une conversation téléphonique one to one, devient épuisant en réunion en ligne
  • celui ou celle qui a du mal à prendre la parole brille par son absence
  • celui qui a du mal à lâcher son mobile ou son ordinateur, ne fait même plus semblant de s’intéresser à la réunion.

Pour celui qui anime, qui a la responsabilité d'arriver un objectif pour tous, la difficulté est accrue. Une part importante de ses capacités de perceptions habituelles est indisponible. S'assurer de l'attention, de la bonne compréhension exige plus. Le sentiment d'être le seul à poursuivre cet objectif peut-être encore plus présent que d'habitude.

L'intelligence collective repose autant sur les comportements individuels que sur des techniques d'animations... qui ne sont pas nécessairement rigolotes

Ce qui me paraît important est qu’en terme de comportement, ce qui est gênant dans les réunions en ligne est déjà un souci en présentiel.

À l’heure où tout le monde parle d’intelligence collective, et se persuade d'en faire, parce que la façon d'animer a changé, les capacités individuelles sont bien faibles pour y parvenir. Qui va s’en occuper ? Le collectif ?! Dans ce domaine, il est possible aux uns de se dire qu’ils vont compenser les déficiences des autres. C’est toujours une illusion, qui maintient une faible intelligence collective.

Ce n'est pas l'addition d'intelligence ou ce rêve de « moyenne ». Mais bel et bien la place pleinement occuper par chacun. Comment un ensemble de « moi » distinct va créer une autre intelligence plus puissante.

Il y a un parti-pris : croire sincèrement que chacun occupe une place différente et aussi important que les autres. Différence = richesse, est la base de la culture de la coopération.

Si vous ne le pensez pas à chaque instant, c’est peut-être simplement parce que depuis votre plus jeune âge, on vous a dit le contraire. Dans le monde majoritairement basé sur la compétition, la croyance dominante est qu’il y a des bons et des moins bons, de façon absolue. D’ailleurs, on évalue et on note à l’école comme en entreprise.

Passer de la compétition à la coopération, c’est ouvrir une autre réalité.

La coopération est la seule approche du vivre ensemble qui accueille pleinement l'humanité. Au sens de chacun, comme un être unique, précieux pour le collectif.

Cette ouverture commence en soi. Par oser regarder, dire et faire différemment.

Oser (re)cadrer ou annuler les réunions

Organisateur ou participants, oser interroger pour le bien commun et pour soi :

Quel objectif ? quel contexte ? Quel cohérence avec le plan d’action : personnes présentes, déroulé, durée et contribution de chacun. Sans oublier les « livrables » ou « redevabilité » comme on dit en Holacratie. Ces mots qui peuvent impressionner sont d’abord un état d’esprit. Une réunion doit servir à quelque chose de tangible. Ce peut être beaucoup de documentation à produire… et parfois 2 lignes qui disent en quoi cette réunion a été utile ou qui définissent qui s’est engagé à quoi, le tout situé dans un contexte.

Oser s’observer soi et les autres avec neutralité

Qu'est-ce qui vous agace chez les autres ? Avez-vous un comportement similaire ? Inverse ?

Si vous émettez l’hypothèse que chacun est bien intentionné et observez les faits, que voyez-vous ?

Sur les autres ? Sur vous-même ?

Reste plus qu’à passer à l’action, dans votre quotidien, réunion après réunion, jour après jour.

Pour vous y aider, voici des cartes à expérimenter par Moi au Travail.

Les cartes à expérimenter Réunions par moi au travail, savoir bien être pour les managers et dirigeants extraordinnaires

En ligne ou en présentiel, l’enjeux est essentiel : efficacité des projets et donc de l’organisation, capacité à la coopération, à travailler facilement et avec joie ensemble, veiller sur son bien être, sortir emplie d’énergie de réunion plutôt que vidé….

Anne Aime-Marie

Créatrice enthousiaste de Moi au Travail

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